วิธีการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ข้อแนะนำสำหรับการเขียนอีเมล
ลองมาดูข้อแนะนำง่าย ๆ ในการเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษ ข้อแนะนำในการเขียนอีเมลในแต่ละส่วน เพื่อให้อีเมลของเราน่าอ่านยิ่งขึ้น การเขียนอีเมลที่สมบูรณ์จะทำให้ผู้ได้รับอีเมลอยากอ่าน นอกจากนี้ยังเป็นการสะท้อนความเป็นมืออาชีพของผู้ส่งอีเมลอีกด้วยค่ะ
เริ่มด้วยการทักทาย
- แบบปกติ Dear ….Name (ชื่อ)
- แบบเป็นทางการ Dear … Mr./Ms. Family Name (นามสกุล)
- แบบสนิทสนม Hi …Name (ชื่อ)
- เมื่อเราไม่รู้จักชื่อของคนที่เราส่งไป สามารถใช้ To whom it may concern หรือ Dear Sir/Madam
กรณีที่เป็นอีเมลตอบกลับ ให้เริ่มด้วยการขอบคุณ
- หากใครสักคนเข้ามาติดต่อที่บริษัท สามารถเขียนได้ว่า Thank you for contacting ..Company…
- หากต้องการเขียนอีเมลตอบบุคคลที่ตอบกลับอีเมลคุณมา สามารถเขียนได้ว่า Thank you for your prompt reply. / Thank you for your reply / Thanks for getting back to me.
ระบุจุดประสงค์สำหรับอีเมล กรณีที่อีเมลนี้เป็น อีเมลเริ่ม
- I am writing to enquire about…
- I am writing in reference to…
ประโยคของการเขียนเพื่อที่จะปิดอีเมล จะขึ้นกับจุดประสงค์ที่เขียนไปได้
- Thank you for your patience and cooperation
- Thank you for your consideration
- If you have any questions, please don’t hesitate to let me know. (please don’t hesitate to contact me.)
และจบด้วยคำปิดท้าย และชื่อผู้ส่งอีเมล ซึ่งโดยปกติแล้วเราจะพบเห็น คำว่า
- Best wishes,
- Kind regards,
- Best regards,
ซึ่งเป็นคำโดยทั่วไป ก่อนที่จะพิมพ์ชื่อลงไป
กรณีที่จะส่งอีเมลแบบทางการ
- ไม่ควรใช้คำแสลงใด ๆ และภาษาพูด
- ไม่ควรที่จะใช้คำและประโยคที่ฟุ่มเฟือย ควรอธิบายในสิ่งที่เราพยายามจะสื่ออย่างชัดเจน และตรงประเด็น
- อ่านอีกรอบเสมอ เพื่อตรวจสอบตัวสะกด ไวยากรณ์ ให้ถูกต้อง หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด
อย่าลืม!!!!! ตั้งหัวข้อ (Subject) ของอีเมล
ข้อแนะนำสำหรับ การตั้งหัวข้อ (Subject) ของอีเมล
- ไม่ควรตั้งหัวข้อที่ยาวเกินไป ไม่ควรเกิน 40 ตัวอักษร หรือให้อยู่ประมาณ 5-7 คำ
- หัวข้ออะไรที่เราเจอในอีเมลที่เป็นสแปม ไม่ควรเอามาตั้งเป็นหัวข้ออีเมล อาทิเช่น Free, Discount, Congratulations
- สามารถใช้คำถามหลักในอีเมล มาเป็นหัวข้ออีเมลได้
- ใช้คีย์เวิร์ดหลัก ๆ มาเป็นหัวข้ออีเมล
- ไม่ควรมีข้อผิดพลาดในหัวข้ออีเมล อาทิเช่น ใช้ตัวสะกดผิด หรือไวยากรณ์ผิด
บทความแนะนำ รวบรวม auto reply สำหรับอีเมล
